Indkøbskontakt(IK) i udvalgene.
 
Den indkøbsansvarlige skal i samarbejde med kasserer sørge for at budgetterne bliver overholdt.
Dette gøres via conventus.dk, hvor alle regnskaber kan ses. Det er IK ansvar at formidle dette videre til medlemmerne i udvalget.
Hvis man ikke kan holde sig inden for budgettet skal en evt. overskridelse godkendes af bestyrelsen.
 
Sørge for at nye udvalgsmedlemmer/ trænere kender de gældende regler mht. økonomi.
Dette gøres ved at informere på trænermøder, når nye medlemmer starter og ellers henvise til hjemmesiden.
 
Koordinerer indkøb i udvalget hos vores sponsorer/ leverandører til den bedst mulige pris og efter de gældende regler.
Vi bruger vores sponsorer som leverandører.
Man kan dog i tilfælde hvor vores sponsorer ikke er konkurrence dygtige på prisen, bruge alternative leverandører.
Husk at overholde gældende regler vedr. fakturaer.
 
Sørge for at de gældende regler mht. refusions sedler, fakturaer og regninger overholdes.
Refusions sedler skal udfyldes og boner vedhæftes hvis man ønsker at få udbetalt penge. Refusionssedlen kan findes på hjemmesiden under forside - refusionsedler.
Dankort kvitteringer gælder IKKE som gyldig bon. Teksten på bonen skal være letlæselige og beskrive hvad der er købt.
 
Fakturaer skal sendes til kassereren fra leverandøren. Leverandøren kan altid sende det købte til en anden adresse. Dette gøres for at undgå at varen bliver betalt for sent.
Det er vigtigt, at der på fakturaen fremgår:
- Hvad der er købt.
- AMUI kontakt person. Fornavn, efternavn og tlf. nummer.
- Afdeling.
 
Sørge for at køb over 1000 kr. godkendes efter de gældende regler.
Alle køb over 1000 kr. skal godkendes af kasserer ell. formand. De to er de eneste der har adgang til bankforbindelsen.
Dette gøres i et forsøg på at undgå at kasse beholdningen går i minus, da der er store sæson udsvingninger på indtægter og udgifter.
Der kan for en periode aftales, at denne regel ikke gælder. Det kan f.eks. være i forbindelse med byfest, Martinsen Cup ell. lignende. Det skal på forhånd aftales med kassereren ell. formand.
Det er op til den indkøbsansvarlige at overholde dette.
 
 
Veksel penge og kontanter i forbindelse aktiviteter.
Vekselpenge bestilles i god tid via mail. Husk at skrive hvilke typer mønter og sedler der ønskes samt samlet beløb.
Der skal underskrives en kvittering på hvor mange penge man modtager.
Der kan lånes en pengekasse af kassereren. Denne skal hurtigst muligt afleveres igen.
Efter aktiviteten indbetales alle pengene på vores konto i banken med tydelig tekst af fra hvilken aktivitet der indbetales.
Ved indbetaling i banken er det vigtigt, at pengene er bundet med 10 sedler i hver bundt samt at pengene vender den samme vej.
Kassereren ønsker ikke at modtage kontanter.
 
 
 
Som i alle andre sammenhænge, er det en god ide at være ude i god tid.
Og man er selvfølgelig altid velkommen til at kontakte bestyrelsen.
 
Information om disse punkter kan til en hver tid findes på hjemmesiden under ”Politikker”.
 
Vedtaget 18. marts 2010
Revideret 10. februar 2016
Askov-Malt Ungdoms- & Idrætsforening | Maltvej 84 Askov | 6600 Vejen Cvr/se nr. 13193436